Dit beleid beschrijft hoe InstantViewAI B.V. ("InstantViewAI", "wij", "we") met persoonsgegevens omgaat wanneer je instantview.ai bezoekt of ons product gebruikt. We zijn een EU-first bedrijf, en we hebben onze gegevenspraktijken op de AVG gebouwd, waar je ook bent.
1. Verantwoordelijke
Voor gegevens die we via deze marketingwebsite verzamelen, is InstantViewAI B.V. (ingeschreven bij de Kamer van Koophandel, KvK 73381187) de verwerkingsverantwoordelijke. Voor gegevens die we binnen het product namens een klant verwerken, draaien de rollen om: dan is de klant verantwoordelijk en zijn wij de verwerker, met de voorwaarden vastgelegd in onze verwerkersovereenkomst (DPA).
Privacyvragen gaan naar privacy@instantview.ai.
2. Welke gegevens we verzamelen
Via de website
- Formulieren. Je naam, zakelijke e-mailadres, bedrijf, functie en alles wat je in een vrij tekstveld typt wanneer je een demo, ROI-cijfers of trust-documenten aanvraagt.
- Analytics. We gebruiken twee privacyvriendelijke tools:
- Plausible Analytics meet gebruik op geaggregeerd niveau: paginaweergaven, land, apparaatklasse, verwijzer. Het is cookieloos, plaatst niets op je apparaat en bewaart geen persoonsgegevens of IP-adressen, en draait daarom zonder toestemmingsbanner. Plausible is een EU-bedrijf en verwerkt de gegevens binnen de EU.
- Microsoft Clarity legt geanonimiseerde session replays en klik- en scroll-heatmaps vast, die ons laten zien waar het ontwerp mensen in de war brengt. Het maskeert invoervelden en alles waar je in zou typen automatisch, en Clarity's optionele identificatiefuncties laten we uit staan.
- Serverlogs. Kortlevende verzoeklogs die we bijhouden voor beveiliging, misbruikpreventie en uptime-monitoring.
Binnen het product
Hier gaat het om facturatie- en inventarisgegevens die we van cloud-providers binnenhalen (bijvoorbeeld GCP BigQuery-billing-exports), gebruikersidentiteiten (via Keycloak) en audit-trail-events. De details en verwerkingsvoorwaarden staan in de DPA.
3. Waarom we ze gebruiken (rechtsgrondslagen)
- Overeenkomst en precontract. Om op je aanvraag te reageren, materiaal te sturen en het product te leveren waarvoor je je hebt aangemeld.
- Gerechtvaardigd belang. Om de dienst veilig te houden, misbruik tegen te gaan en onze documentatie te verbeteren.
- Toestemming. Voor analytische cookies, die je altijd kunt intrekken via Cookie-instellingen.
- Wettelijke verplichting. Om te voldoen aan fiscale, boekhoudkundige en andere verplichtingen.
4. Met wie we delen
We delen persoonsgegevens alleen met de subverwerkers die we nodig hebben om de dienst te leveren. De belangrijkste zijn op dit moment:
- Google Cloud Platform voor hosting, BigQuery, Cloud Storage en KMS, standaard in EU-regio's.
- Mailjet voor transactionele e-mail en rapportbezorging.
- Plausible Analytics (Plausible Insights OÜ) voor cookieloze, geaggregeerde website-analytics, verwerkt binnen de EU. Geen cookies, geen persoonsgegevens, geen toestemming nodig.
- Microsoft Clarity (Microsoft Corporation) voor geanonimiseerde session replays en gedragsheatmaps op de marketingsite, ook weer alleen wanneer je cookies accepteert. Die verwerking gebeurt op Microsoft Azure-infrastructuur, voornamelijk in de Verenigde Staten, onder de cookie- en toestemmingsdocumentatie van Microsoft en standaardcontractbepalingen (SCC's) voor internationale doorgifte.
- Keycloak voor identiteit en authenticatie, door ons gehost met een aparte realm per klant.
Een actuele subverwerkerslijst hoort bij de DPA en kun je opvragen via trust@instantview.ai. Persoonsgegevens verkopen we niet, punt.
5. Waar de gegevens staan
EU-dataresidentie is de standaard. Klantgegevens blijven in EU-regio's, tenzij een klant bij de onboarding bewust voor US-residentie kiest. Service-account-sleutels en andere secrets bewaren we versleuteld in rust met GCP KMS envelope-encryptie.
6. Hoe lang we ze bewaren
Marketingformulieren bewaren we tot 24 maanden na ons laatste contact, tenzij je eerder om verwijdering vraagt. Gedragsgegevens van Microsoft Clarity bewaren we tot een jaar; Plausible houdt alleen geaggregeerde, niet-persoonlijke statistieken bij. Klantproductgegevens volgen de DPA en zijn meestal binnen 30 dagen na het einde van het contract verwijderd, terwijl audit-trail-records de hele contractduur bewaard blijven zodat klanten hun audits kunnen doen.
7. Je rechten
Je hebt recht op inzage, rectificatie, verwijdering en beperking, je kunt een overdraagbare kopie opvragen en je mag bezwaar maken tegen de verwerking. Mail privacy@instantview.ai om er gebruik van te maken, dan reageren we binnen 30 dagen. Je mag ook altijd een klacht indienen bij je toezichthoudende autoriteit; voor Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens.
8. Cookies
Deze site gebruikt maar een handvol cookies, en de analytische werken alleen als je ze accepteert. Het Cookiebeleid bevat de volledige lijst.
9. Beveiliging
We hebben het product vanaf de basis audit-ready ontworpen: read-only cloudtoegang, tenant-isolatie, KMS-encryptie en een append-only audit log. De details vind je op Beveiliging & vertrouwen.
10. Minderjarigen
InstantViewAI is een B2B-product, en we verzamelen bewust geen gegevens van personen onder de 16.
11. Wijzigingen
Wanneer onze praktijken wezenlijk veranderen, werken we dit beleid bij en zetten we de nieuwe ingangsdatum bovenaan. Gaat het om een ingrijpende wijziging die bestaande klanten raakt, dan laten we het ook rechtstreeks aan het primaire accountcontact weten.
12. Contact
InstantViewAI
Vlagzalm 40, Krommenie
Privacy-contact: privacy@instantview.ai
Trust-documenten (DPA en subverwerkerslijst, bij contractering): trust@instantview.ai